E-Rechnung erzeugen: ZUGFeRD und XRechnung¶

steuy kann jede Rechnung als E-Rechnung festschreiben: Das PDF enthält die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar (Format ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931). Dein Kunde kann sie ohne Abtippen in seine Buchhaltung einlesen, und ein Mensch liest weiter das ganz normale PDF. Für Behörden entsteht daraus eine XRechnung.

Hinweis: Als Kleinunternehmer musst du nach unserem Kenntnisstand E-Rechnungen nicht ausstellen, nur empfangen können. Ob und wann das für dich anders ist, klärst du mit deiner Steuerberatung. steuy bietet die Funktion für alle, die ihren Kunden trotzdem eine E-Rechnung schicken möchten oder müssen.

Einschalten¶

Einstellungen → Rechnungen → E-Rechnung: Haken setzen und speichern. Ab dann wird jede neue Rechnung und jede Rechnungskorrektur beim Festschreiben als E-Rechnung erzeugt. Bereits festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Dafür braucht steuy von dir:

Steuernummer (oder USt-IdNr.), E-Mail und Telefon in den Firmendaten
eine Bankverbindung (IBAN) in den Rechnungseinstellungen
beim Kunden Name und Anschrift

Fehlt etwas, nennt dir die Vorschau vor dem Festschreiben genau, was.

Was in der E-Rechnung steht¶

Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
deine Daten mit Ansprechstelle und Steuernummer, die Anschrift des Kunden
alle Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Rabatt
Zahlung per SEPA-Überweisung mit IBAN und Verwendungszweck
Steuerkategorie „befreit“ mit 0 Prozent und dem Hinweistext nach § 19 UStG (so wie auf der Rechnung)
bei einer Rechnungskorrektur (Storno) eine Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung

Textpositionen (Freitext zwischen den Positionen) erscheinen nur im PDF, nicht in den Daten.

Wo du die E-Rechnung findest¶

Das PDF ist die ZUGFeRD-Rechnung: Du verschickst es wie bisher.
Auf der Rechnungsseite lädst du das XML zusätzlich über „E-Rechnung (XML)“ herunter.
Im Jahresexport liegt das XML neben dem PDF.

Beides ist wie die Rechnung selbst unveränderlich abgelegt.

XRechnung für Behörden¶

Trägst du beim Kunden eine Leitweg-ID ein (Kontakt bearbeiten), kennzeichnet steuy die Rechnung als XRechnung und trägt die Leitweg-ID als Käuferreferenz ein. Die Daten sind dann in der Rechnung selbst. Viele Behörden verlangen die XRechnung als reine XML-Datei: Lade sie über „E-Rechnung (XML)“ herunter und reiche sie über das Portal der Behörde ein.

Prüfen und Grenzen¶

steuy prüft die erzeugten Daten gegen das offizielle Schema (XSD) von Factur-X / EN 16931. Die fachlichen Schematron-Regeln der KoSIT-Prüfstelle sind dagegen nicht eingebaut. Prüfe wichtige E-Rechnungen, besonders XRechnungen für Behörden, vor dem Versand mit einem Validator, zum Beispiel dem KoSIT-Prüftool oder einem Online-Prüfdienst.
Es gibt keine Zertifizierung. Du bleibst für die Richtigkeit deiner Rechnung verantwortlich.
Eigene Bildschirmausgaben von Empfängern („Rechnung ansehen“) zeigen oft nur das PDF, das ist normal.