Zahlungen, „Zu prüfen“ und Erinnerungen¶

Fachlich geklärt mit Philipp am 2026-10-21. Gilt allgemein, nicht nur für unsere eigenen Gewerbe.

Zahlungen erfassen¶

Version 1 hat keine Bankanbindung. Geld geht auf dem Konto ein, danach wird der Beleg von Hand als bezahlt markiert.
Pflichtangaben beim Markieren: bezahlt am (Datum), Betrag, Zahlungsart.
Zahlungsarten: Überweisung, PayPal, Kartenzahlung, Bar, Sonstige. Die Liste ist erweiterbar.
Teilzahlungen: mehrere Zahlungen je Beleg. Bis zum vollen Betrag ist der Status „teilbezahlt“.
Das Zahlungsdatum bestimmt das EÜR-Jahr (siehe euer.md).

Kein Kassenbuch in Version 1. „Bar“ ist nur eine Zahlungsart.
Begründung: Barzahlungen sind bei der Zielgruppe selten. Werden sie häufiger, kommt ein Kassenbuch als eigenes Feature.

Die Einnahme wird immer in voller Rechnungshöhe gebucht, die Gebühr als eigene Ausgabe. Nie nur den angekommenen Betrag buchen.
Beim Markieren als bezahlt kann der tatsächlich angekommene Betrag angegeben werden. Ist er kleiner als der Rechnungsbetrag, landet der Beleg in „Zu prüfen“ mit dem Hinweis „Gebühr noch nicht erfasst“.
Gebühren werden gesammelt eingetragen, z. B. einmal im Monat aus der Abrechnung des Zahlungsanbieters, und mit den offenen Fällen verknüpft. Danach verschwinden sie aus „Zu prüfen“.

Eine Sammelansicht für alles, was noch eine Entscheidung braucht:

Was	Verschwindet, wenn
Ausgangsrechnung nicht bezahlt	als bezahlt markiert oder storniert
Angebot offen	angenommen oder abgelehnt
Ausgabe-Beleg nicht bezahlt	als bezahlt markiert oder storniert
Zahlung mit offener Gebühr	Gebühr erfasst und verknüpft
Shop-Rechnung wartet auf Freigabe	freigegeben und verschickt (siehe `woocommerce.md`)
Zahlung rund um den Jahreswechsel	Jahr bestätigt (siehe `euer.md`)
Hochgeladener Beleg ohne Buchung	verbucht oder gelöscht (siehe ADR 0006)

Wöchentlich (montags) eine E-Mail mit dem Inhalt von „Zu prüfen“, wenn dort etwas liegt. Geht an alle mit Arbeitsrechten (Zahlungen, Buchen, Belege oder Rechnungen versenden), pro Person im Profil abschaltbar.
Dieselbe Übersicht erscheint im Dashboard.

Jedes Gewerbe hat eine eigene Installation (ADR 0007). Eine Ausgabe wird nie aufgeteilt.
Wer sich Kosten mit einem anderen Gewerbe teilt, regelt das untereinander und bucht die Ausgabe nur in einem Gewerbe.

Version 1: Export als ZIP je Jahr mit EÜR (PDF und CSV), allen Buchungen (CSV) und allen Belegen im Original.
Zusätzlich kann ein Nutzer mit der Rolle Steuerberater angelegt werden (siehe rollen.md).

Version 1 soll Daten aus Lexware Office (lexoffice) und allgemein per CSV übernehmen können: Kontakte, Artikel, offene Rechnungen.
Der Rechnungsnummernkreis muss an einer bestehenden Nummer weitermachen können (z. B. nächste Nummer RE0131).

[ ] Welche Exportformate bietet Lexware Office genau (Kontakte, Artikel, Belege, Belegdateien)? Vor Umsetzung an einem echten Export prüfen, Testdaten anonymisieren.
[ ] Sollen abgeschlossene Rechnungen aus dem Altsystem nur als PDF-Archiv übernommen werden oder auch als Buchungen?
[x] Sichtbarkeit zwischen Nutzern: geregelt über Rollen mit einstellbaren Rechten, siehe rollen.md.